Hubungan masyarakat atau Public Relations adalah suatu usaha yang sengaja dilakukan, direncanakan secara berkesinambungan untuk menciptakan saling pengertian antara sebuah lembaga/institusi dengan masyarakat. Humas (PR) adalah sebuah seni sekaligus ilmu sosial dalam menganalisa kecenderungan, meramalkan konsekuensinya, memberikan pengarahan kepada pimpinan institusi/lembaga dan melaksanakan program-program terencana yang dapat memenuhi kepentingan baik institusi maupun lembaga tersebut maupun masyarakat yang terkait.

Organisasi merupakan suatu system, mengoordinasi aktivitas, dan mencapai tujuan bersama. Organisasi merupakan sebuah kesatuan yang utuh dan kompleks. Di dalamnya terdapat berbagai elemen system yang saling berkaitan dan setiap elemen memerlukan interaksi agar organisasi sebagai system dapat mencapai tujuannya.

Humas sebagai salah satu aspek dari system organisasi berperan serta membantu mengelola interaksi organisasi dengan komponen-komponennya. Ada beberapa factor yang mempengaruhi keberadaan humas dalam struktur organisasi, yaitu besar kecilnya organisasi, dan kemauan pemimpinnya.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan di atas, penyusun dapat merumuskan permasalahan sebagai berikut:

1. Bagaimana konsep publik relations?

2. Apa peran humas dalam organisasi?

C. Tujuan

Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai oleh penyusun dari beberapa masalah yang telah dirumuskan:

1. Untuk memenuhi tugas kelompok mata kuliah Manajemen HUMAS dan Pelayan Publik;

2. Untuk mengetahui dan memahami konsep publik relations;

3. Untuk mengetahui dan memahami peran HUMAS dalam organisasi.

D. Metode Penulisan

Dalam penyusunan makalah ini pemakalah menggunakan metode studi pustaka, yaitu dengan membaca beberapa literatur yang berhubungan dengan pokok bahasan, serta mencari informasi melalui internet.

E. Sistematika Penulisan

Dalam menyusunan makalah ini, penulis menyusun secara sistematis supaya isi makalah dapat dipahami. Makalah ini terdiri dari 3 BAB, yaitu :

I. Pendahuluan, yaitu latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penulisan, metode penulisan, dan sistematika penulisan;

II. Pembahasan, yaitu konsep organisasi publik relations/HUMAS, peran HUMAS dalam organisasi;

III. Penutup, yaitu simpulan.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Konsep Organisasi Public Relation/Humas

1. Makna Organisasi Public Relation/Humas

Istilah organisasi berasal dari bahasa latin organize, yang secara harfiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lain saling bergantung. Diantara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga yang menamakan sarana.

Everet M. Rogers (1978) mendefinisikan organisasi sebagai sistem yang mapan dari mereka yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas.[1]

Robert Bonnington (1972) mendefinisikan organisasi sebagai sarana tempat manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.

Pada prinsipnya komunikasi organisasi, menurut Wiryanto (2005), adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi didalam kelompok formal ataupun informal dari suatu organisasi.[2]

Korelasi antara ilmu komunikasi hubungan masyarakat dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa saja yang menjadi penghambat, dan sebagainya.

2. Struktur dan Desain Organisasi PR

Robbins (2007) mendefinisikan struktur organisasi sebagai penentuan dan pengelompokan pekerjaan secara formal.[3] Dalam kapasitasnya, struktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi formal, struktur direncanakan dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Adapun pada organisasi informal, struktur organisasi adalah aspek system yang tidak direncanakan dan timbul secara spontan akibat interaksi peserta.

Struktur organisasi-organisasi memberikan kerangka yang menghubungkan wewenang karena struktur merupakan penetapan dan penghubung antar posisi para anggota organisasi.

Pada umumnya, orang akan menganggap struktur sama dengan desain organisasi. Padahal, desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan menciptakan struktur untuk mecapai tujuan organisasi. Jad, struktur merupakan hasil dari proses desain.

Proses desain merupakan suatu kegiatan yang bersifat kontinu, dan dirancang oleh manajer. Dalam konteks desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif keranka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tinadakan-tindakan yang dipilih akan menghasilkan struktur organisasi.

3. Model Struktur Organisasi Kehumasan

Model struktur kehumasan digambarkan Cutlip sebagai berikut:[4]

Gambar : Model Struktur Organisasi Kehumasan

Sumber: diadaptasi dari Cutlip, M. Scott dan Center, H. Ellen (1971)

Sebuah departemen Public Relation dikepalai oleh seorang “Direktur Public Relation” terutama pada perusahaan besar. direktur ini dijabat oleh seorang wakil presiden atau jabatan yang lebih luas, yaitu “wakil presiden komunikasi perusahaan”. Dalam hal yang terakhir, tanggung jawabnya mungkin juga termasuk supervisi bidang advertensi dan pemasaran.

Dibawah direktur ini, sebuah departemen biasanya dibagi menjadi seksi-seksi dan menjadi subseksi, setiap manajer seksi meapor pada direktur. Setiap seksi mengurusi bidang tertentu, seperti, hubungan pers, hubungan investor, urusan pelanggan, hubungan karyawan, dan urusan sosial.

4. Kedudukan dan Fungsi PR /Humas dalam Stuktur Organisasi

Kedudukan humas dan kewenangan petugasnya dalam organisasi tidak selalu dapat dinyatakan dengan tegas. Menurut John Tondowijojo, jika humas di akui sebagai bagian jajaran kebijakan pimpinan, humas harus berada langsung dibawah direksi. Humas harus mampu menyampaikan kebijaksanaan pimpinan sehingga ia harus berada dipihak yang berhubungan dengan pimpinan seluruh jajaran manajemen. [5]

Keberhasilan suatu organisasi harus disertai dengan kesuksesan membangun relasi dengan seluruh komponen yang terlibat dalam sebuah sistem yang dijalani, baik secara internal maupun eksternal. Misalnya, sebuah perusahaan selalu memperhatikan “suara” atau “tanggapan” dari para konsumen atau pelanggannya. Hal ini penting karena suatu produk/jasa yang telah diberikan akan mendapat direspon oleh penggunannya.

Dalam ilmu komunikasi, respon yang terjadi disebut sebagai feedback (umpan balik) yang akan menjadi bahan masukan (input) dan evaluasi dalam rangka menjaga keberlangsungan organisasi kedepan.

Menurut Effendy, adanya feedback menandakan bahwa komunikasi telah berlangsung secara proporsional. Komunikasi dua arah sudah terjalin dengan baik sehingga persoalan yang dihadapi konsumen dapat diketahui perusahaan, untuk kemudian perlu disampaikan penjelasan sehingga pada akhirnya terjadi pemahaman/pengertian bersama.

Oleh sebab itu, subunit organisasi yang disebut humas penting dimiliki disetiap lingkungan kerja. Humas merupakan jembatan atau penghubung antara organisasi dengan public sebagai pengguna produk/jasa, terutama jika terjadi tanggapan berupa respon atas segala aktivitas ataupun produk kerja yang telah dilakukan/diberikan oleh organisasi/perusahaan (fungsi eksternal).

Demikian halnya untuk memperkukuh keberadaan organisasi, para pekerja dibidang kehumasan bertugas menjaga harmonisasi (fungsi internal) sehingga sistem dan mekanisme kerja menjadi kondusif demi mencapai tujuan organisasi. Karena pada hakikatnya humas adalah aktivitas komunikasi maka sebenarnya tujuan humas dapat dianalogikan dengan tujuan komunikasi, yaitu adanya penguatan dan perubahan kognisi, afeksi, dan perilaku komunikasinya. Kata “relations” menunjukan kata kerja aktif maka harus dilihat dari dua kepentingan, yaitu organisasi dan publik sehingga tujuan humas adalah terpelihara dan terbentuknya saling pengertian (aspek kognisi), menjaga dan membentuk saling percaya (aspek afeksi), dan memelihara serta menciptakan kerja sama (aspek psikomotoris).

B. Peran Humas dalam Organisasi

1. Peran HUMAS sebagai Manajer

Peran humas dalam suatu organisasi dapat terbagi dalam empat kategori berikut ini ^{^[6]}:

a. Expert Preciber (ahli atau penasehat manajemen)

Praktisi humas dianggap sebagai seorang ahli yang bisa memberikan solusi bagi permasalahan humas sebuah organisasi dan manajemen.

b. Communications Facilitator

Praktisi humas bertindak sebagai perantara, penghubung, penerjemah serta mediator, dan menjaga terwujudnya komunikasi dua arah antara organisasi dan publiknya.

c. Problem Solving Process Facilitator

Humas dilibatkan dalam memecahkan masalah organisasi meskipun perananya masih dalam koridor komunikasinya.

2. Peran Spesialisasi Dunia Kerja

Peran dalam pekerjaan tidak bisa dianggap sepele karena membutuhkan ketelian dan keuletan sehingga menghasilkan pencapaian yang maksimal dalam hal berikut.

a. Menulis dan mengedit rilis berita dalam bentuk cetak atau siaran, cerita feature, newslatter untuk karyawan dan stakeholeder eksternal, korespodensi, pesan website dan pesan media online lainnya.

b. Hubungan media dan penempatan media : mengontak media koran, majalah, penulis freelance, dan publikasi dagangan agar mereka memublikasikan atau menyiarkan berita dan feature tentang organisasi yang ditulis oleh organisasi itu sendiri atau oleh orang lain.

c. Riset : mengumpulkan informasi tentang opini publik, tren, isu yang sedang muncal, iklan politik dan peraturan-peraturan perundangan, liputan media, opini kelompok kepentingan, dan pandangan lain berkenaan dengan stakeholder organisasi.

d. Manajemen dan admimistrasi : menetukan kebutuhan, menentukan prioritas, mendefinisikan publik, setting dan tujuan, serta mengembangkan strategi dan taktik, menata personel, anggran, dan jadal program.

e. Konseling : memberikan saran pada manajemen dalam masalah sosial, politik, peraturan, berkonsultasi dengan tim manajemen mengenai cara menghindari atau merespons krisis, dan bekerja bersama pembuatan keputusan kunci untuk menyusun strategi untuk mengelola atau merespon isu-isu yangsensitif dan kritis;

f. Acara spesial : mengatur atau mengelola konferensi pers, konvensi, open house, pemotongan pita dan grand opening, mengadakan kontes, program penghargaan, dan kegiatan khusus lainnya;

g. Pidato ; melatih orang untuk memberikan kata sambutan dan mengelola biro juru bicara untuk menjelaskan flatfom organisasi di depan audiens penting;

h. Produksi : membuat saluran komunikasi dengan menggunakan keahlian dan pengetahuan multimedia, termasuk seni, tipografi, fotografi, dan tata letak

i. Training : mempersiapkan eksekutif dan juru bicara lain untuk menghadapi media dan tampil dihadapan publik;

j. Kontak : sebagai penghubung (liason) dengan media, komunitas, dan kelompok internal dan eksternal lainnya.

BAB III

PENUTUP

A. Simpulan

1. Korelasi antara ilmu komunikasi hubungan masyarakat dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu;

2. Struktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi, dan proses desain merupakan suatu kegiatan yang bersifat kontinu, dan dirancang oleh manajer;

3. Humas adalah aktivitas komunikasi maka sebenarnya tujuan humas dapat dianalogikan dengan tujuan komunikasi, yaitu adanya penguatan dan perubahan kognisi, afeksi, dan perilaku komunikasinya;

4. Peran HUMAS sebagai manajer : Expert Preciber (ahli atau penasehat manajemen), Communications Facilitator, dan Problem Solving Process Facilitator;

5. Peran spesialis dalam dunia kerja : menulis dan mengedit rilis berita dalam bentuk cetak atau siaran, hubungan media dan penempatan media, riset, manajemen dan administrasi, konseling, acara spesial, pidato, produksi, training, dan kontak.

DAFTAR PUSTAKA

Everett M. & Rekha Agrawala-Roger.Communication in Organization.New York:

The FreePress.1976

Mukarom, Zainal dan Muhibudin Wijaya Laksana.Manajemen Publik Relations.

Bandung:Pustaka Setia).2015

Robbins dan Judge.Perilaku Organisasi.Jakarta: Salemba Empat.2007

Tondowijojo, John.Kedudukan Humas dalam Organisasi.Bandung:Remaja Rosda

Karya.2004

Wiryanto.Komunikasi Organisasi.Jakarta: Gramedia.2005

[1] Everett M. & Rekha Agrawala-Rogers, Communication in Organization, (New York: The Free

Press), 1976, hlm. 115

[2] Wiryanto, Komunikasi Organisasi, (Jakarta: Gramedia), 2005, hlm. 73

[3] Robbins dan Judge, Perilaku Organisasi, (Jakarta: Salemba Empat), 2007, hlm. 172

[4] Zainal Mukarom dan Muhibudin Wijaya Laksana, Manajemen Publik Relations,

(Bandung:Pustaka Setia), 2015, hlm. 136

[5] John Tondowijojo, Kedudukan Humas dalam Organisasi, (Bandung: Remaja Rosda Karya), 2004,

hlm. 122.

[6] Zainal Mukarom dan Muhibudin Wijaya Laksana, op.cit., hlm. 153

Ratna Sari Maulana's

HUMAS / PUBLIC RELATIONS DALAM STRUKTUR ORGANISASI

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang